Leitfaden für digitale ZEIT CAMPUS Veranstaltungen – Was muss beachtet werden?

In diesem Leitfaden findest Du alle relevanten Informationen zu unseren digitalen Veranstaltungen. Dieser hilft Dir dabei, vorab die Abläufe unserer Tools zu verstehen. Veranstaltungsspezifische Informationen werden Dir per E-Mail zugeschickt. Unsere ZEIT CAMPUS Veranstaltungen finden in der Regel über die Plattformen Hopin oder Zoom statt. Beide Plattformen können webbasiert genutzt werden, es muss also keine Software heruntergeladen werden. Bei Zoom empfehlen wir jedoch die Nutzung der App, um alle Funktionen flüssig nutzen zu können.

Grundlegende Informationen / Technische Anforderungen:

Du benötigst nicht viel: Ein mobiles Endgerät oder PC/ Laptop, Kamera und Mikrofon und eine stabile Internet-Verbindung.

HOPIN:

1. Registrierung bei Hopin

1. Über den Registrierungslink, den Du vor der Veranstaltung zugeschickt bekommst, gelangst Du zur Startseite von der jeweiligen Veranstaltung auf Hopin. Dort klickst Du auf den Button Join Event, der Dich auf eine Login-Seite führt, über die Du Dich mit Deinen Hopin Accountdaten einloggst. Falls Du Dich vorab noch nicht für Hopin registriert hast, klicke hier bitte nicht auf Sign In, sondern auf Not registered? Create account, registriere Dich mit Vornamen, Nachnamen, E-Mail-Adresse und vergib ein individuelles Passwort!

2. Als nächstes buchst Du Dein kostenloses Ticket für die Veranstaltung und klickst auf den Button Checkout. Du erhältst sofort eine Bestätigungsemail. Nun bist Du bereit und erhältst von Hopin automatisch 24 Stunden und 1 Stunde vor Beginn der Veranstaltung eine Erinnerungsmail.

3. Zum Schluss fügst du Deinem Profil Basisinformationen wie eine Kurzbeschreibung hinzu, die Du später mit anderen Teilnehmerinnen teilen kannst. Du wirst automatisch auf die Startseite des Events zurückgeleitet. Klicke dort oben rechts bitte auf Edit Profile, um Deinem Profil ein Foto hinzuzufügen, an dem die anderen Teilnehmerinnen Dich erkennen können. Dies ist natürlich auf freiwilliger Basis, keine Informationen, die Du für Deine Beschreibung verwendest werden an Dritte weitergeleitet. Für das Veranstaltungsteam, die Referenten und für die Teilnehmer ist es aber besonders schön, nicht nur gegen leere Kacheln zu reden.

4. Am Tag der Veranstaltung gelangst Du über den Registrierungslink erneut auf die Startseite (Rezeption). Wichtig: Erfahrungsgemäß haben wir gelernt, dass Hopin besser in Firefox oder Chrome, nicht in Safari oder Internet Explorer funktioniert!

2. Aufbau von Hopin:

Wenn Du Dich in Hopin einloggst, landest Du auf der Startseite Rezeption. An der linken Seite findest Du das Menü: Rezeption, Bühne, Sessions und Ausstellung. Zudem wird Dir auf Rezeption immer unter Was passiert gerade angezeigt, welcher Programmpunkt gerade läuft.

Hier ein beispielhafter Ablauf für die einzelnen Menüpunkte:

Der Rezeptionsbereich ist die Startseite/Übersichtsseite und zeigt Dir eine Beschreibung des Events. Außerdem siehst Du hier, welche Sessions gerade live sind und durch einen Klick direkt besucht werden können. Unter Zeitplan findest Du hier zudem einen Überblick über das Programm.

Auf der Bühne findet die Begrüßung statt. Anschließend folgt im Sessions-Bereich hier ein Vortrag, bei dem Du den ReferentInnen via der Chatfunktion Fragen stellen kannst. Der/Die ModeratorIn wird Eure Fragen auswählen und stellen. In Sessions mit mehreren Personen kannst Du auf ein beliebiges Fenster doppelt klicken, um dieses zu vergrößern. Um den Bildschirm wieder zu verkleinern, klicke erneut doppelt auf das Fenster.

Nach der Fragerunde, geht es mit der digitalen Kaffeepause in der Ausstellung weiter. Hier hast Du die Möglichkeit Dich mit den Unternehmen bzw. den UnternehmensvertreterInnen zu unterhalten. Um eine gute Ton- und Verbindungsqualität sicherzustellen, ist die Zahl an Personen, die pro Session simultan mit Video und Ton zu sehen sind, auf maximal zehn beschränkt. Trotzdem können alle anderen auch zuhören und zuschauen (diese Personen sind dann jedoch nicht mit Kamera und Mikro zugeschaltet). Die UnternehmensvertreterInnen sind in diesem Fall die Moderatorinnen und können aktiv Personen entfernen und andere Teilnehmerinnen mit Kamera und Mikro dazu holen. Wenn Du auch mit Video und Audio dazu geholt werden möchtest, kannst Du dies über den Button Request Permission bei dem/der ModeratorIn oder den UnternehmensvertreterInnen beantragen.

Zudem kannst Du auf Hier kannst du weitere Informationen anfordern klicken. Dann erhält die Unternehmensvertreterin eine Mail mit Deiner E-Mail Adresse und kann im Nachgang der Veranstaltung auf diesem Weg Kontakt zu Dir aufnehmen.

3. Die Chatfunktionen:

Fragen über den Chat können generell die ganze Zeit während der Veranstaltung gestellt werden. Hier kannst Du zwischen dem allgemeinen Chat und dem Chat für den jeweiligen Ausstellerstand hin und her wechseln (rechts oben im Menü). Solltest Du technische Probleme haben oder Hilfe brauchen, kannst Du dein Anliegen auch jederzeit im Chat formulieren und das Veranstaltungsteam der ZEIT hilft Dir dann weiter. Des Weiteren binden wir bei manchen Veranstaltungen sli.do als Fragetool ein. Neben dem Chat wird Dir noch ein entsprechender Reiter angezeigt. Dort könnt Ihr gezielt Fragen an die ReferentInnen stellen und Eure Fragen gegenseitig hochvoten.

Auf der Veranstaltungs-Startseite auf Hopin findest Du in der rechten Leiste eine Übersicht über verschiedene Chatrooms. Sobald Du den Rezeptionsbereich betrittst, wird Dir dort der Event-Chat angezeigt. Im Event-Chat können während der gesamten Veranstaltung alle TeilnehmerInnen kommentieren. Sobald Du eine Session betrittst, wird Dir neben dem Event-Chat der zur jeweiligen Session gehörige Session-Chat angezeigt. Zwischen beiden Chatrooms kannst Du über einen Regler hin- und herwechseln, ohne die Session verlassen zu müssen.

Über den Reiter People werden Dir alle TeilnehmerInnen und ReferentInnen angezeigt, sodass Du sie auch einzeln anschreiben kannst. Neue Nachrichten in einem Chat erkennst Du über einen roten Punkt in den jeweiligen Reglern.

Unter dem Reiter Umfragen starten das Veranstaltungsteam der ZEIT und die UnternehmensvertreterInnen Umfragen und wir freuen uns, wenn Du auch abstimmst.

4. Die Etiquette in den Sessions:

1. Bitte schalte, wenn Du gerade nicht sprichst, immer Dein Mikrofon aus.

2. Technisch ist es möglich, jederzeit zwischen den verschiedenen Sessions zu wechseln.

3. Solltest Du mit Kamera und Mikro an einer Netzworkingsession teilnehmen, habe bitte Verständnis, wenn der/die ReferentInnen Dich nach einer gewissen Zeit mit Kamera und Mikro entfernen und somit einem anderen Teilnehmenden die Möglichkeit geben sich via Videofunktion dazu zu schalten. Du kannst natürlich weiterhin das Gespräch verfolgen (nur ohne selbst mit Video und Audio dabei zu sein) und aktiv im Chat teilnehmen. Nur so können wir möglichst vielen Teilnehmenden die Chance geben sich mit Video und Audio einzuschalten.

5. Technische Anforderungen:

Bitte halte Dich an einem Ort mit möglichst stabiler Internetverbindung auf. Bitte beende noch bevor Du am Event teilnimmst alle Programme/Apps auf Deinem Laptop und schließe – außer Hopin – alle nicht dringend benötigten Tabs in Deinem Browser.

Außerdem solltest Du Dein Mikro und Deine Kamera getestet haben und ein funktionsfähiges Headset bereithalten. Bitte schalte auf Hopin immer Dein Mikro aus, wenn Du per Video zugeschaltet wirst, aber nicht sprichst.

Sollte Deine Verbindung zwischendurch doch einmal unterbrochen oder eingefroren sein, hilft häufig schon ein simpler Reload der Seite.

6. Technische Schwierigkeiten:

Wenn Du die Fehlermeldungen Fehler 500 oder Fehler 404 erhältst, versuche bitte die folgenden Fehlerbehebungen:

• Aktualisiere Deinen Webbrowser
• Starte Deinen Webbrowser neu
• Melde Dich von deinem Hopin-Konto ab und wieder an
• Starte Deinen Computer neu

Wenn der Fehler durch keine der aufgeführten Lösungen behoben werden kann, teile uns dies bitte via Chat mit oder, sollte das nicht möglich sein, schreibe eine E-Mail an youngtalents@zeit.de.

7. Datenschutz:

Hier findest Du die Datenschutzerklärungen von Hopin. Am wichtigsten hierbei sind sicher folgende Punkte: Die Hopin-Server werden alle in der Cloud von Amazon Web Services (AWS) gehostet. Die AWS-Infrastruktur bietet folgende Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz der Kundendaten:

• Alle Daten werden in hochsicheren AWS-Rechenzentren gespeichert.
• Alle Daten werden bei der Übertragung mit TLS über alle Dienste verschlüsselt.
• Der Zugriff auf die Hopin-Website ist auf HTTPS-verschlüsselte Verbindungen beschränkt. Benutzerpasswörter werden verschlüsselt und niemals im Klartext gespeichert. Selbst das Ingenieurteam kann das Passwort nicht erfahren.

ZOOM:

Einige Veranstaltungen werden mit der webbasierten Software Zoom veranstaltet. Wir empfehlen hier aber dennoch die aktuellste Version der kostenlose App von Zoom herunterzuladen.

Hier findest Du die Datenschutzrichtlinien von Zoom.

Anmeldung und Teilnahme bei Zoom:

1. Der Link und das Passwort zum Meetingraum wird vorher per E-Mail geschickt. Öffne diesen Link vor der Veranstaltung. Falls sich der Link nicht öffnen lässt, probiere einen alternativen Browser aus. Solltest Du schon vorab Zoom installiert haben, öffne die App und trage die MeetingID ein.

2. Jetzt kannst Du Deinen Namen eingeben und danach auf „Teilnehmen“ klicken.

3. Du gelangst in den Warteraum. Sobald die Veranstaltung beginnt, wirst Du von dem Veranstaltungsteam hereingelassen.

4. Als Grundeinstellung sind alle Mikrofone und Kameras der TeilnehmerInnen ausgeschaltet. Die ReferentInnen freuen sich sehr, wenn Du Deine Kamera anschaltest. Bitte aktiviere Dein Mikrofon während der Teilnahme an einer Online-Veranstaltung nur, wenn Du sprechen möchtest und deaktiviere es danach wieder. So werden Nebengeräusche und Rückkopplungen reduziert und alle Beteiligten können sich besser verstehen.

5. Viel Spaß bei der Veranstaltung!

Hier einige Erklärungen zu dem Aufbau von Zoom:

Die Bedienleiste Am unteren Bildschirmrand befindet sich die Bedienleiste mit den Bedienelementen:

Reaktionen: Über Reaktionen kannst Du Applaus oder Zustimmung ausdrücken. Das jeweilige Symbol erscheint für alle sichtbar in deinem Video.

Meeting verlassen: Über das Bedienelement Beenden verlässt Du Deine Teilnahme am laufenden Meeting. Das Meeting für alle Teilnehmenden kann nur der Host beenden.

Breakout-Sessions: Im Rahmen einer Veranstaltung kann der Host die Teilnehmenden in Gruppen aufteilen. Die Zuteilung erfolgt manuell oder automatisch durch den Host. Als TeilnehmerIn erfolgt die Aufforderung zum Beitritt über ein Dialogfenster. Die BreakoutSession kannst Du jederzeit verlassen. Nach dem Verlassen befindest Du Dich wieder im Hauptraum. Der Host gibt eine Zeit vor, wann die Breakout-Session beendet wird. Danach werden alle Teilnehmenden automatisch in den Hauptraum geleitet. Solltet Ihr während einer Breakout-Session Hilfe benötigen, könnt Ihr immer über den Button „Host rufen“ den/die ReferentIn zu Euch in die Session rufen. Solltet Ihr schon früher als die angegebene Zeit fertig sein, könnt Ihr alle unter dem Button „Breakout-Session verlassen“ die Session verlassen und in den Hauptraum zurückkehren.

Nun bleibt uns nicht mehr viel zu sagen, außer viel Spaß zu wünschen.

Wir freuen uns, wenn Du Dich im Chat beteiligst und uns Feedback gibst. Im Anschluss an die Veranstaltung mailen wir Dir einen digitalen Feedbackbogen oder stellen den entsprechenden Link in den Chat. Gern würden wir mit Deiner Hilfe unsere Online-Veranstaltungen weiterentwickeln. Deine Meinungen, Anregungen und insbesondere Deine Verbesserungsvorschläge sind uns daher sehr wichtig.

Gerne kannst Du Dich auch hier für unseren Veranstaltungsnewsletter oder hier für den ZEIT CAMPUS-Newsletter anmelden.

Hier gelangst Du auf unsere ZEIT CAMPUS-Veranstaltungsseite.

Wir freuen uns auf Dich!

Bei Fragen kannst Du Dich jederzeit an das Veranstaltungs-Team oder an die Kontaktperson der jeweiligen Veranstaltung wenden:

E-Mail: youngtalents@zeit.de

Telefon: 040 / 3280 – 237

https://verlag.zeit.de/veranstaltungen/campus

Kontakt